04 Avr

3 astuces pour être un pro de la gestion du temps

Respecter les délais, savoir livrer à temps un produit, sont gages de professionnalisme et efficacité.
Ce n’est pas toujours facile, c’est vrai : il y a beaucoup d’éléments qui interviennent dans le suivi des délais.
Concentrons-nous donc sur l’essentiel : avec ces simples astuces vous verrais que terminer dans les délais ne sera plus un problème pour vous.

Gestion du temps

Image par Gerd Altmann de Pixabay

 

1- Savoir détecter à temps les signaux d’alarme

Que ce soit lors de l’exécution d’un projet ou du développement d’une application, une estimation de la durée est généralement réalisée.
 
S’apercevoir vite d’un problème de délais c’est ce qui fait vraiment la différence entre une bonne et une mauvaise gestion du temps.
 
Pour y parvenir il faut avant toute réalisation :

  • Décomposer la prévision en unités d’exécution de courte durée. S’il s’agit d’une activité, par exemple, la séparer en tâches et sous-tâches s’il le faut.
  • Pour chaque unité spécifier un temps d’exécution. En règle générale une prévision est calculée sur la base de réalisations similaires. Un pourcentage de durée supplémentaire est rajouté pour les imprévus.

On a maintenant tous les éléments pour anticiper un retard à la réalisation. Il suffit de comparer la durée réelle de la plus petite unité d’exécution avec la prévision. Bien entendu il faut savoir interpréter l’écart détecté. Une toute petite différence ne doit pas nous inquiéter : je vous conseille de définir un pourcentage d’écart par rapport à la prévision (15-20%), à partir duquel il faut agir.
 

2- Comment prendre la bonne décision

On vient de voir comment s’apercevoir d’un problème de délais, maintenant il ne faut pas perdre du temps !
 
Deux possibilités se présentent :

  • Calculer à nouveau la durée, mettre à jour la planification et poursuivre dans la réalisation. Les conséquences sur la planification sont minimes.
  • Remettre en question la définition. C’est le cas qui faut à tout prix éviter. Il peut être dû à une mauvaise analyse, à une détection tardive d’un écart dans les délais ou à un non-respect de la définition initiale.

Le premier cas est généralement le plus fréquent : il se produit lorsque l’écart avec la prévision est très faible ou la durée de ce qu’on est en train de réaliser est très courte. Il ne faut pas s’inquiéter, on réajuste la planification et on continue.
Mais si on attend trop de temps ou on n’a pas bien travaillé la définition, on peut se trouver dans la situation où planifier à nouveau ne suffit plus.
 
Le temps écoulé est dans ce cas trop important, les prévisions explosent. On se trouve dans des pourcentages de déviation qui dépassent la plupart du temps le 100% pour des activités souvent de longue durée.
Les spécifications initiales dans ce cas n’ont plus aucun sens : il ne faut pas hésiter à tout reprendre à zéro…. et bien évidemment, on commence par bien communiquer !
 

3- Communiquer au bon moment

Ne pas informer d’un changement de la planification prévue peut provoquer des fâcheuses conséquences, surtout si on doit modifier la définition initiale.
Un point clé dans la gestion du temps est bien communiquer aux bons interlocuteurs la décision proposée, sans attendre.
 
On reprend les deux possibilités évoquées dans la prise de décision:
 
Dans le premier cas, quand on calcule à nouveau la durée, il suffit d’informer le demandeur, en expliquant les raisons de la modification.
 
Dans le second, lors d’une nouvelle définition, la chose se complique.
On doit s’assurer de transmettre très clairement au commanditaire :

  • Les raisons du changement de planning : mauvaise définition, problèmes techniques ou autres.
  • La solution proposée : expliquer les alternatives possibles en détaillant au moins les tâches à réaliser, le temps d’exécution, les coûts et les ressources nécessaires.

Il faut aussi essayer de le faire participer dans l’élaboration de la solution, pour bien adapter le résultat à ses nécessités.
Ces simples démarches éviteront des malentendus et l’instauration d’un climat de méfiance entre les différents acteurs.
 


A retenir:
 
Il faut être réactifs : pour que la détection du problème et la communication soient efficaces il vaut mieux agir vite. Le risque est, dans le pire des cas, de devoir tout reprendre à zéro.
 
On a vu qu’il faut transmettre très clairement l’information au demandeur et le faire participer dans la décision. Des bonnes pratiques qui ne sont pas difficiles à mettre en place et qui font vraiment la différence dans la gestion du temps.
 
Dernier conseil:
 
Attention à bien maitriser la relation avec le commanditaire au risque de voir tous les efforts de gestion du temps réduits à néant. Si vous êtes intéressés vous pouvez découvrir les points clés a ne jamais oublier pour y parvenir
 

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