Fixer les objectifs projet: les 3 points qui font la différence

Une bonne définition des objectifs est capitale pour commencer le projet sur de bonnes bases. Il est essentiel que leur description soit claire, courte et très précise. En effet il ne faut pas donner lieu à de fausses interprétations, volontaires ou pas, qui pourraient faire perdre beaucoup de temps par la suite. Il est important aussi qu’ils soient reconnus et validés par les commanditaires et les clients sans quoi on ne peut pas avoir la certitude que le projet donne le résultat souhaité. Mais tout ce qu’on vient de dire n’aurait pas de sens si ce qui est demandé est irréalisable: il faut donc s’assurer que les objectifs soient réalistes dans le cadre du projet.

Article qui fait partie de la série « Gestion de projet: faire simple et efficace », en savoir plus

Image par 3D Animation Production Company de Pixabay

 

Les points clés

Pour ce qui concerne les objectifs s’assurer de:

1. Bien travailler la description : la base doit être claire, on ne doit laisser place à aucun doute.
2. Prendre le temps de les valider avec les acteurs clés: s’ils ne sont pas reconnus, ils n’ont aucune valeur.
3. Vérifier qu’ils soient réalisables et en ligne avec les moyens consacrés au projet: on ne peut pas imaginer quelque chose qui ne pourra jamais voir le jour. Il faut aussi avoir les moyens de les réaliser.

Comment procéder

1. Bien travailler la description
   Pour être efficaces je vous conseille de passer par deux étapes:
   • Collecte d’information: le principe est de récolter un maximum d’information de tous les acteurs concernés par l’objectif analysé. À ce stade il ne faut pas se soucier ni de l’ordre ni de la forme, il faut se limiter à noter tous les inputs en vrac.
   • Synthèse des données: cette étape est clé car elle aboutira à la description de l’objectif. Avant tout on sépare les données en phrases courtes en ne laissant que l’information essentielle.
     Après une lecture de la liste ainsi obtenu on élimine les éléments qui expriment le même concept ou qui n’apportent aucune valeur ajoutée.
     Finalement on trie les phrases par importance en commençant par celles qui sont incontournables pour comprendre la définition de l’objectif: on ne gardera que les 3 ou 4 premières phrases.
2. Prendre le temps de les valider avec les acteurs clés: maintenant qu’on a décrit nos objectifs sans ambiguïté il faut leur donner une crédibilité indiscutable. Pour cela les acteurs clés mais surtout les commanditaires doivent être d’accord avec leur contenu. Le moyen plus efficace d’y parvenir: faire une liste des acteurs impliqués, leur envoyer la description des objectifs et ensuite organiser une courte réunion de validation. Ensuite il faut apporter les modifications éventuelles et obtenir ainsi les objectifs définitifs.
3. Vérifier qu’ils soient réalisables et en ligne avec les moyens consacrés au projet: tout semble terminé, eh bien non! Le moment est venu de voir si nos objectifs peuvent devenir réalité.
   Deux types de validation s’imposent:
   • Validation technique: pour une première étude de faisabilité technique, le mieux est de répertorier des projets similaires qui mettent en place un ou plusieurs des objectifs qu’on vient de définir. Si par ce moyen on ne trouve pas ce qu’on recherche il faut envisager une consultation à des spécialistes du domaine concerné (via des recherches sur internet par téléphone ou présentielles).
   • Viabilité économique: dernière étape, mais par contre obligatoire. Il faut avoir les ressources pour financer le projet. Pour cela il est essentiel de rédiger une estimation approximative des coûts, après une analyse un peu plus approfondie. Des utilitaires gratuits sur le réseau comme Gantt Project, peuvent nous aider dans cette démarche.

 

Si vous voulez avoir un aperçu de la solution projet MAT, vous trouverez plus d’information ici.
 
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