12 Jan

Gestion de projet: comment définir la meilleure solution


Il ne faut pas être pressé de commencer l’étape de réalisation. Une bonne phase d’analyse peut éviter de sérieux problèmes par la suite. En effet tout ce qui est modifié à ce moment n’a presque aucun impact sur le déroulement du projet, par contre plus on avance dans l’exécution plus les conséquences sont importantes en terme de couts et de délais.
Il faut donc se donner le temps de réfléchir, cette bonne pratique représente un moyen très efficace de trouver la solution mieux adaptée à chaque moment du projet, on verra pourquoi.
Autre conseil: ne jamais perdre de vue le cadre du projet. Comme on a pu voir on est passé par la définition d’objectifs réalistes et accordés qui doivent être accomplis en priorité. La direction à suivre est donc belle et bien marquée, il faut être bien clairs là-dessus.
Autre thème à traiter est comment y parvenir. Mais il vaut mieux être réaliste et reconnaitre qu’on ne peut pas tout prévoir à l’avance et qu’il faut être conscient qu’il faudra réadapter en permanence.

Article qui fait partie de la série « Gestion de projet: faire simple et efficace », en savoir plus
 

Objectifs projet

Image par Gerd Altmann de Pixabay

 

Les points clés

Ce qu’il faut retenir pour définir la meilleure solution:

  1. S’accorder du temps pour la réflexion: éviter l’improvisation, la réflexion peut se convertir en outil déterminant dans la prise de décision.
  2. Ne pas oublier les objectifs: tenir compte à tout moment de l’objet du projet et donc du bût recherché.
  3. Réadapter si nécessaire: il faut être flexibles, le résultat doit être en ligne avec la réalité.

 

Comment procéder

  1. S’accorder du temps pour la réflexion
    À ce sujet deux éléments sont indispensables pour être vraiment efficaces:

    • Établir une équipe de travail adaptée: si les personnes qui réfléchissent ne sont pas les adéquates, cette démarche pourra nous apporter très peu de réussite. Pour cela les acteurs concernés par le processus de réflexion doivent être au moins:
      • Un décideur (sponsor): pour avoir le point de vue de ceux qui financent le projet
      • Un expert métier: indispensable pour tenir compte des spécificités du secteur
      • Un utilisateur final: pour savoir si ce que l’on produit est utile et fonctionnel
      • Le chef de projet: pour la coordination et e travail de synthèse
    • Suivre une méthodologie: une fois l’équipe de travail établie, le temps est venu d’en profiter un maximum. Pour cela je vous conseille de:
      • Convoquer des courtes réunions ciblées qui traitent à chaque fois un ou une partie d’un objectif afin de faire ressortir tous les points de vue
      • Se donner un temps de réflexion pour répondre aux doutes et aux questions éventuelles et pour préparer des propositions pour l’étape suivante
      • Réaliser un travail de synthèse par des réunions organisées à tel effet, où le chef de projet est chargé de recueillir tous les éléments indispensables à l’élaboration de la solution proposée
  2. Ne pas oublier les objectifs
    La réflexion donne des idées et cela est extrêmement positif pour trouver une solution complète et adaptée. Mais attention, il faut toujours avoir à l’esprit que le projet a été créé dans une finalité bien précise à laquelle on doit s’en tenir, tout en laissant une certaine place à la flexibilité.
    Une bonne pratique suffit pour maitriser cette contrainte, qui se résume en une tâche à réaliser par le chef de projet après le travail de synthèse.
    Celle-ci se compose de deux actions:

    1. Déterminer la faisabilité: en considérant les objectifs définis, les ressources disponibles et l’estimation d’exécution prévue, décider si chaque élément qui ressort de la synthèse est réalisable dans le cadre du projet
    2. Proposer une alternative au client: si l’élément n’est pas retenu deux options sont possibles: envisager une modification de la définition initiale où l’inclure dans la liste d’améliorations à proposer
  3. Réadapter si nécessaire
    D’autre part il faut être conscients que la solution qu’on vient de définir peut être modifiée à tout moment pendant l’exécution du projet. En effet pour qu’elle soit réellement adaptée et efficace il faut tenir compte des contributions et des améliorations apportées par les acteurs du projet. Une idée est claire: on ne peut pas tout prévoir à l’avance, pour avoir de la qualité il faut se remettre en discussion en permanence.
    L’attitude et la technique que je vous présente à continuation peuvent vous aider dans cette démarche:

    • Être à l’écoute: les bonnes réflexions se présentent à tout moment! Pour cela tous les acteurs, mais surtout le chef de projet, doivent essayer d’écouter vraiment. Pour y parvenir il faut essayer de se mettre en second plan pendant que l’autre parle et lui donner le temps nécessaire pour le laisser s’exprimer. Vous ne devez pas hésiter à poser des questions si vous avez en moindre doute: il est important de s’assurer que le message est bien compris!
    • Décomposer et valider: lors de la réalisation il faut s’assurer que la définition initiale soit adaptée. Il est important donc de prendre comme base l’analyse qui correspond à la partie à réaliser, la revoir et la valider à nouveau avec les acteurs clés (décideurs, experts métiers, utilisateurs…). Cette étape est essentielle pour s’assurer que la solution soit réellement adaptée et de qualité.

 

Si vous voulez avoir un aperçu de la solution projet MAT, vous trouverez plus d’information ici.
 
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