Projet de développement logiciel : savoir communiquer

Une bonne équipe de programmation peut assurer un résultat excellent d’un point de vue technique mais si la communication n’est pas bien établie dans le projet, le logiciel peut avoir du mal à voir le jour. Pour éviter d’en arriver là on va voir des actions efficaces qui vont vous donner des résultats concrets: il faut commencer par établir un bon plan de communication, continuer par choisir les outils appropriés, sans oublier enfin de se former sur les bonnes techniques à utiliser pour bien passer le message.

Image par Gerd Altmann de Pixabay

 

Bien définir le plan de communication

Un point essentiel pour bien communiquer est de définir une stratégie de communication pour que rien ne soit laissé au hasard.
En fonction du type de projet et de sa complexité le plan établi peut varier considérablement.
Ils existent toutefois des éléments communs, qui doivent être considérés dans tous les cas de figure. Voyons-les sans plus attendre:

• Identifier les destinataires: avant tout l’équipe projet, il y va de sa réussite!. Ensuite les décideurs et les sponsors pour les rassurer quant à leurs choix et enfin le client interne ou externe, sans oublier les utilisateurs, bien sûr.
• Quelle information communiquer? Tout projet produit une quantité importante d’information, mais toute n’est pas d’intérêt pour les destinataires. Il est aussi primordial de transmettre le contenu adapté à chaque interlocuteur. Pour les commanditaires et les sponsors un tableau de bord complet suffit avec les indicateurs clés du suivi concernant l’état d’avancement, le suivi budgétaire et la mise à jour des risques. Par contre, à l’équipe projet on transmet les documents de travail propres à la méthodologie utilisée et tout type d’information qui doit être prise en compte dans la production du livrable. Le client, enfin doit à tout moment être informé sur la fonctionnalité du logiciel proposé et sur son utilisation.
• Quand faut-il communiquer? Informer trop tard peut provoquer des malentendus avec des conséquences parfois très négatives dans le déroulement du projet. Pour cela il faut anticiper, en essayant de passer l’information, qu’elle soit positive ou pas, au moment où elle se produit.

On a pu constater que les contenus qui circulent sont très variés, les acteurs impliqués sont multiples et que choisir le bon timing est fondamental: la technologie peut nous aider à gérer cet environnement assez complexe, voyons comment.
 

Choisir les outils appropriés

Un autre élément qui entre en jeu dans le choix du moyen de communication est le caractère urgent ou pas de l’information transmise. Le fait qu’on ait besoin d’interagir avec l’interlocuteur a aussi son importance pour déterminer la façon de communiquer.
Pour résumer toutes les possibilités on peut se trouver face à deux cas de figure:

• Communication en temps réel: une communication urgente ou un message important doit être connu tout de suite. Pour cela il faut utiliser une forme de communication en temps réel qui nous assure une réception immédiate. On peut choisir le mail ou des applications de messagerie instantanée connus (WhatsApp, Telegram ou autres) qui nous assurent l’affichage sur tout type de dispositif.
• Plateforme de support permanent: la collaboration entre tous les membres de l’équipe projet et le partage sont des principes incontournables dans la gestion de projet. Pour les mettre en place on doit disposer d’un outil de gestion qui soit accessible à tout moment depuis le plus grand nombre d’appareils. La meilleure des solutions est une application en mode cloud qui tienne compte des différents profils d’accès (équipe projet, client, administrateur..).

Une fois qu’on a très clairement défini le cadre à utiliser pour gérer la communication et qu’on a choisi une plateforme de gestion globale du projet adaptée à nos besoins, on peut réfléchir au contenu des messages à transmettre.
 

Adapter le message

C’est bien connu que les développeurs ne sont en général pas des bons communicateurs: le fait d’être immergés la plus part du temps dans des centaines de ligne de code ça n’aide pas vraiment!
Mais il ne faut pas désespérer, tout s’apprend et certaines bonnes pratiques peuvent réellement vous aider sans trop d’effort.
 
Voyons-en quelques-unes de très utiles:

• Bien se préparer: pour avoir des arguments sur un sujet donné, il faut le connaitre. Cela paraît une évidence, mais souvent on s’aperçoit que derrière certains messages il n’y a pas des connaissances solides. Pour cela recherchez des informations actuelles, des cas réels qui puissent être comparables au sujet traité. Réfléchissez et anticipez les possibles questions.
• Écouter vraiment: combien de phrases nous sont dirigés sans qu’on les comprenne vraiment! On retient peut-être quelques mots sans saisir le vrai sens du message. Essayons de comprendre la véritable signification de ce qui est dit pour mieux adapter notre réponse. Pour y parvenir on peut essayer de se répéter avec ses propres mots les passages plus importants: une façon de réfléchir et de comprendre.
• Ne pas oublier à qui on se dirige: les informaticiens ont souvent un langage bien à eux, des mots et des expressions incompréhensibles aux plus communs des mortels, qui sortent tout naturellement. Je vous donne cette exemple pour vous faire comprendre ce qu’il ne faut surtout pas faire lorsque on se dirige à quelqu’un: oublier qui on a face à nous. Essayons de savoir quel est le profil de nos interlocuteurs, pour adapter le message avec des exemples et des expressions qui leur sont plus familiers.

Et enfin et surtout, croyez à ce que vous dites, du coup vous serez plus convaincant!
 

A retenir:   Comme l’on fait pour beaucoup d’autres aspects du projet (planning, ressources, tâches..), la communication a aussi besoin d’un cadre bien défini au tout début. Il ne faut pas hésiter à établir des règles claires et simples dans un plan de communication.   On a vu aussi que la technique peut nous venir à l’aide: utilisez des applications flexibles et adaptées pour les messages urgents et une plateforme solide et performante pour tout autre forme de communication entre les différents acteurs.   Tout n’est pas résolu: pour que le message soit entendu et compris il faut d’abord être à l’écoute, pour mieux répondre. Et, bien entendu, essayez de respecter votre interlocuteur en utilisant un discours adapté.