Bilan du projet: comment vraiment en profiter

Faire le bilan d’un projet peut se réduire à une analyse formelle de son déroulement et de son résultat. Il faut aller au-delà de cette vision très fermé et pourtant assez répandu! Bien aborder cette étape peut être un investissements pour les projets futurs! On va donc voir sans plus attendre les points essentiels pour ne pas rater cette grande opportunité.

Image par Gerd Altmann de Pixabay

 

1- Choisir le bon moment

Si on laisse passer trop de temps entre la fin du projet et la réalisation du bilan on risque une perte d’information: il faut l’éviter a tout prix si on veut commencer sur de bonnes bases.
Avant tout donc, n’attendez pas plus que quelque semaines pour aborder cette étape. En effet, certains détails peuvent s’effacer des mémoires ou simplement perdre toute l’importance qu’on leur avait attribuée.

D’autre part il faut s’assurer d’avoir terminé toutes les tâches et d’être en possession de la totalité de la documentation une fois complétée et validée.
 

2- N’oublier personne

Afin d’avoir un bilan complet, tous les acteurs doivent donner leur opinion.
Pour être concrets et efficaces il faut tenir compte des aspects suivants:

• Objectifs stratégiques Les décideurs soutiennent un projet pour atteindre des objectifs clairement définis au préalable. Il est primordial de savoir si le résultat est en ligne avec ces buts fixés, mais aussi évaluer si le degré de satisfaction des commanditaires est acceptable.
• Qualité du résultat Les clients doivent être satisfaits du résultat produit. S’il s’agit d’un logiciel par exemple, on doit vérifier que les utilisateurs puissent disposer de la fonctionnalité requise, que l’ergonomie soit adaptée, que le temps de réponse soit satisfaisant etc…
• Évaluation technique Il ne faut surtout pas oublier l’opinion de l’équipe projet. L’amélioration continue des outils, des procédures, de la communication, par exemple, doit être une des premières priorités pour le chef de projet.

Dans la plupart des cas une fiche d’évaluation bien rédigée doit être l’outil privilégié, accompagnée d’entretiens et réunions ciblés, afin de clarifier les doutes et accorder les critères d’appréciation.
 

3- Appliquer la bonne méthodologie

Une fois qu’on a clairement établi quand il faut agir et quelle sont les personnes impliquées, il faut se pencher sur la méthodologie à appliquer.
On peut résumer la démarche à suivre dans les 2 points suivants:

1. Réaliser l’évaluation En considérant tous les acteurs qu’on vient d’évoquer, effectuer une évaluation détaillée qui doit inclure au moins l’atteintes des objectifs, l’analyse des motifs des écarts et le degré de satisfaction avec les explications correspondantes.
2. Interpréter le résultat Toute l’information collectée pour qu’elle soit utile, elle doit être sélectionnée et interprétée correctement. Une bonne pratique est de se poser la question qui convient sur l’information adéquate. Dans le cas de la solution projet MAT on lit attentivement le suivi du projet et la vérification finale projet, ensuite en se concentrant surtout sur les commentaires et les anomalies détectées, on se pose les questions :
   

   Quels sont les aspects positifs à retenir ?

   Quels sont les erreurs à éviter?

   afin de détecter les aspects positifs et négatifs respectivement.

4- Proposer des améliorations concrètes

Pour profiter vraiment du travail d’analyse qu’on vient de voir, l’objectif est de convertir les aspects positifs et négatifs détectés en actions concrètes qu’on peut utiliser dans le futur.
Un moyen d’y parvenir c’est en se posant les bonnes questions sur les résultats, une fois interprétés:

• S’il s’agit d’un aspect positif on se pose la question:
  

  Pourquoi ce point a donné un si bon résultat ?

• S’il s’agit d’un aspect négatif la question à se poser est:
  

  Qu’est-ce qu’on peut faire pour éviter que l’erreur se reproduise ?

Après réflexion on note la réponse qui sera à la base d’un changement à aporter.
 
Pour la solution projet MAT, le bilan du projet complet avec les améliorations proposés
se résume dans ce seul document.
 
 

Si vous voulez avoir un aperçu de la solution projet MAT, vous trouverez plus d’information ici.
 
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