Suivi du projet à succès: les trois points qui font la différence

Le suivi du projet est souvent perçu comme une étape peu intéressante, presque inutile. En effet dans beaucoup de cas, on y dédie très peu de temps faute de comprendre son véritable intérêt. En revanche, un suivi à succès peut faire la différence entre un projet réussi et son échec. Pour le réaliser une bonne approche suffit, vous verrez qu’il s’agit de bonnes pratiques simples mais pourtant très effectives.

Image par Gerd Altmann de Pixabay

 

1- Suivre tôt

Le temps est précieux à l’exécution du projet. En effet détecter un problème après quelques semaines au lieu de le faire tout de suite, peut avoir des répercussions négatives beaucoup plus importantes sur la suite du projet.
Il faut donc se fixer une étape, à répéter à un intervalle le plus court possible (une semaine maximum), consacrée au suivi du projet.
 
Pour bien choisir, je vous conseille de prendre comme référence la plus petite unité d’exécution de la méthodologie que vous utilisez.
En effet ce simple choix vous assure une aide précieuse pour ne pas oublier de faire le suivi. Chaque fois que cette unité se termine vous savez qu’il faut réaliser une supervision de l’exécution.
 
Si on prend comme exemple la solution projet MAT, c’est l’action qu’il faut considérer comme unité de référence puisqu’elle décrit le niveau le plus détaillé de la solution proposée.
 

2- Être méthodique

Il ne suffit pas de savoir quand on s’occupera de contrôler l’exécution du projet, il faut être rigoureux au niveau de la démarche.
Il est important de considérer deux aspects lors du suivi:

• appliquer le contrôle pendant toute la durée de l’exécution: pour avoir des résultats concrets et être efficaces, on doit s’assurer que la procédure de suivi s’applique jusqu’à la fin de l’exécution. Pour y parvenir, on doit la considérer comme une étape obligatoire à ne pas oublier.
• suivre et respecter les directives: afin que le suivi soit efficace il est conseillé de définir des consignes à respecter tout le long du projet. En principe chaque méthodologie prévoit un traitement spécifique pour le contrôle de l’exécution. À ce niveau la solution MAT envisage, parmi les actions prévues et pour chaque objectif, un pourcentage de réalisation et un commentaire pour détailler les éventuels incidents.

D’autre part, une attitude attentive et vigilante, pour détecter à temps des tâches mal adaptées et une ouverture d’esprit permanente afin de trouver à tout moment la meilleure des solutions, peuvent aider grandement à réaliser un suivi du projet réussi.
 

3- Savoir écouter

On vient d’évoquer qu’une mentalité ouverte et collaborative représente une aide importante pour effectuer les bons choix. En effet quand un écart important se produit en ce qui concerne les objectifs ou la définition, par rapport à la prévision, il est primordial de savoir décider très vite.
L’une des clés pour y parvenir nous vient de l’écoute des autres. Mais cela ne suffit pas! Il faut choisir les interlocuteurs en fonction des objectifs qu’on se propose. Dans ce cas il est clair qu’on veut d’un côté un maximum d’information fiable sur les alternatives possibles et de l’autre l’opinion mise à jour des décideurs pour avoir un aperçu de la viabilité de chaque option.
En résumé notre intervention pour corriger un incident détecté passe par deux étapes:

1. collecte d’information fiable: par des très courtes réunions avec les détenteurs de l’expertise métier ou avec les utilisateurs clés, on explore les différentes alternatives qui se présentent à nous. On essaye de fixer un ordre de priorité du point de vue fonctionnel
2. analyse de faisabilité: une fois qu’on a clairement défini les alternatives il nous reste à les valider avec les commanditaires du projet. Il faut leur exposer les avantages et les inconvénients de chaque option et présenter une estimation des coûts et des délais pour avoir tous les éléments de décision.

Par ce procédé on parvient à impliquer les acteurs principaux dans toute décision susceptible de modifier la définition du projet. Ce simple fait facilite énormément l’obtention d’une solution adaptée et réalisable qui peut représenter un obstacle insurmontable si on n’applique pas la bonne démarche.
 

Si vous voulez avoir un aperçu de la solution projet MAT, vous trouverez plus d’information ici.
 
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